Jede einzelne Lizenz wird über das Lizenzmanagement erfasst und wird dort abhängig von den Unternehmensprozessen oder auch den Vertragsstrukturen und -vereinbarungen verwaltet. Die Unterscheidung nach Unternehmensprozessen umfasst z.B. eine zentrale oder dezentrale Beschaffung oder die Zuordnung nach Organisationsbereichen. Eine Unterscheidung nach Vertragsstrukturen berücksichtigt z.B. Rahmenverträge, Unternehmensverträge, Beitrittsverträge, Geltungsbereiche innerhalb von Verträgen usw. Diese Einstellungen beeinflussen die Lizenz- bzw. Compliance Berechnung selbstverständlich in hohem Maße und sind wichtige Bestandteile im Prozess des Asset und Lizenzmanagements.

So lassen sich auch interne Verrechnungen oder auch Darstellungen einem Kunden gegenüber sehr dediziert und genau abbilden. Jeder einzelne Vertrag, jede Lizenz und die damit verbundene Beschaffung lässt sich unterschiedlichen Bereichen, Kunden, Personen oder Einheiten zuweisen.

Zu jeder Lizenz können unterschiedliche Preise und Beträge sowie jegliche Beschaffungen hinterlegt werden. Hier werden alle tatsächlichen Preise festgehalten.

Im Vertragsmanagement können die Kosten gespeichert werden, die in dem Vertrag grundlegend für den Kauf einer Lizenz vereinbart sind. So ist es auch möglich, unternehmensinterne Verträge oder SLAs abbilden zu können und somit auch interne Kosten von Lizenzen verrechnen zu können.

Ja, vordefinierte Regelungen bzw. Metriken zur Erstellung einer Lizenzbilanz sind vorhanden und deren Einrichtung ist über die unterschiedlichen Eingabemöglichkeiten auch beeinflussbar. Selbstverständlich sind diese Funktionen und auch die Regeln zur Erstellung einer Compliance bzw. einer Lizenzbilanz auch dokumentiert.